陈宝民 翟景洲 甲 未
管理是企业永恒的主题，没有坚实的管理基础，企业就不可能健康持续的快速发展。当然，只有规范的管理而不借助信息化手段，也难以释放企业管理的能量或将企业的管理水平发挥得淋漓尽致。中联鲁宏水泥有限公司作为曾创造过“中国新型干法水泥的一面旗帜”荣誉的优秀企业，通过导入神州数码OA系统，演绎了一个管理优势借助OA提升公司业绩的典型案例。
中联鲁宏水泥有限公司是中国联合水泥集团的核心企业，公司年生产高标号水泥500万吨，是全行业第一家同时通过ISO 9002质量体系、ISO14000环境管理体系、ISO10012计量体系三项国际认证的企业，同时也是行业内最早通过ISO18000职业健康安全管理体系的企业之一。公司设有“国家建筑材料测试中心鲁宏水泥与砼检验室”，是建材与相关产品研究和检验的基地。多年的新型干法水泥操作经验，加上2000年公司改制后日益加强的企业基础管理、文化建设和学习型组织创建，使中联鲁宏水泥逐步建立起管理、品牌和文化优势，在行业内产生的影响力越来越大。但随着行业竞争的加剧，中联鲁宏水泥也渐渐意识到仅凭良好的基础管理尚不能建立起真正突出的竞争优势，如提高管理效率、增强异地信息沟通等管理瓶颈都需要导入新的技术手段才能实现。基于这样的思考，中联鲁宏水泥在完成IT规划后，开始牵手神州数码导入OA系统。
成功的项目在于充分的需求调研。神州数码鲁宏OA项目组在项目实施前不是直接把现成的产品照搬到鲁宏，而是先和鲁宏一同进行充分的分析和论证。项目组首先分析了OA实施前中联鲁宏存在的问题，然后对鲁宏OA系统进行准确定位。双方一致认为：OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，而一个理想的企业OA系统应具备以下平台：
企业通信平台：建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并与Internet邮件进行互通；
信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等都能及时传播，而企业员工也能借此及时感知企业发展的动态；
协同工作平台：将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，从而提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力；
公文流转平台：改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公；
日常办公平台：改变了传统的集中一室的办公方式，扩大了办公区域。通过网络的连接用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落随时办公；
信息集成平台：现代企业中已存在的生产、销售、财务等一些企业经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工及时有效的获取处理信息，提高了企业整体反应速度；
知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
软件实施过程，正值百年不遇的“非典”时期，在全国各地均已实施隔离的情况下，神州数码的工作人员不仅没有拖延工程，还在确保工程进度的同时，细化需求，详细调研，注重每一个设计的细节问题。如：在软件设计时，因为软件本身的开发已有一定的成功模块，但在工作中与我公司的称谓不同，这就需要工作人员尽力更改，以满足我方要求，符合鲁宏自身的管理特色。经过协调，双方均同意在以我方原有管理为核心，同时结合神州数码OA的基础，确定项目实施的功能模块。详细的功能模块如下图所示：
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功能模块 |
功能 |
详细描述 |
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登陆界面 |
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提供统一登陆界面，每一个用户名及密码，进入系统首页。 |
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系统首页 |
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统一消息系统 |
接受其他应用数据库产生的消息文档，通过统一的系统查看需要个人审批的应用， |
提供用户按照时间顺序查看属于自己的消息文档，避免了审批和待处理的消息与电子邮件混淆，不能及时处理。对于长期未处理的消息文档的自动清理。 |
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用户基本信息 |
显示用户名、部门，并可修改用户密码 |
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应用快速通道 |
快速进入应用模块 |
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通知动态 |
显示最新的通知和发文信息 |
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日常办公 |
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个人办公 |
个人办公包含企业员工个人事务处理的主要功能。 |
包括：电子邮件、个人日历、待办事宜。邮件系统实现内、外部收发功能。 |
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工作写实 |
员工可以进行本日工作完成情况、下周工作计划、问题与建议等内容的操作，提供查看权限的功能。 |
用户设置用户简要表，设定自己工作周报的读者； |
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信息中心 |
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通知公告 |
提供为员工了解公司最新动态的信息阅读、查询功能，如：公司发文、各种通知的发布 |
发布流程为：提交（信息提供人）－> 审核（主管领导）—> 确认（信息管理员） —> 发布 |
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公司动态 |
宣传公司重大活动或事件信息，领导的重要讲话，方便员工形成对公司的统一认识。 |
发布流程同上，并可配以图片等多媒体文件辅助宣传。 |
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员工论坛 |
提供员工进行网上交流，发表建设性意见的园地。 |
员工发言可在系统中设置成署名或匿名。管理员可对发言进行删除等控制操作。 |
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规章制度 |
将公司内部行政、财务、生产等规章制度按已经设定好的栏目，用户通过浏览器进行发布，并提供全文检索功能，方便用户查询使用。 |
规章制度发布内容由各部门专人负责，设定一定的权限。 |
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企业文化 |
发布企业文化理念、管理制度、领导讲话等文化建设的文章，宣传企业文化 |
由专人负责发布企业文化内容。 |
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业界动态 |
提供为员工了解市场及竞争对手最新动态的信息分类、信息阅读、查询系统。 |
信息来源可以是公司内各部门人员，由市场信息收集人员统一管理、筛选和发布。 |
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网络期刊 |
提供员工了解最新的IT动态。 |
为信息中心 制作 |
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战略发展特刊 |
为公司领导提供水泥行业的最新动态。 |
为信息中心收集、制作。 |
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学习型组织 |
为员工提供最新的公司内部资料。 |
由人力部根据公司的需要提供。 |
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盖泽资讯 |
发表最新的公司外部新闻 |
由企业文化部依据公司原有的报刊内容发布。 |
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盖泽培训 |
为公司员工的学习提供资料。 |
由培训中心根据公司近期培训内容，在公司内部传送。 |
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领导信箱 |
为员工反映情况提供最直接、快捷的方式 |
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投稿箱 |
员工可根据自己的爱好，在公司的报纸上发表文章。 |
改变原有的盖泽报的文章审批。 |
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创新提案 |
为员工对公司的管理、以及技术提供新理念。 |
由原创新办公室改进而来。 |
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新闻热线 |
发布企业文化部制作的电视台新闻 |
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公文管理 |
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发文管理系统 |
为企业提供企业、部门发文的起草、审批、查看审批过程。提供题目的全文检索功能和阶段性自动归档功能。 |
实现发文会签并行处理的功能。可以对相关字段隐蔽的功能。发文的流程将由发文管理员确定，并可根据需要增加或减少发文流程，最多可支持九级发文流程。主管领导对流程停滞人员发催办通知。 |
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文件传输 |
用户自定义文件传输流程，阅读者对传输文件进行批示，结果返回到起草人处确认。 |
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行政事务 |
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车辆管理 |
提供车辆预定功能，对车辆使用时间安排进行自动管理，同时可记录车辆基本信息。 |
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会议室管理 |
提供会议室预定功能，对会议室时间安排进行自动管理，同时可对投影仪等会议室设备进行预定。 |
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考勤查询 |
与鲁宏水泥现有考勤系统进行系统集成，可定时或手工导入考勤记录。每个员工登录系统后，可以查询到本人的考勤记录，可利用系统进行考勤申补流程 |
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知识库 |
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档案管理 |
对公司内部档案进行条目管理，如有电子文件，可将文件作为附件保存；设定一定读取级别，授权用户或普通用户查询到不同级别文档。 |
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合同管理 |
对公司内部合同进行管理，并填写合同摘要信息，如客户名称、合同金额、签订日期等，设定一定读取级别，授权用户才可查询到合同信息与内容。 |
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各部门文档管理 |
按部门提供重要文档存放功能，可分为公用文档和部门文档。 |
公用文档可供部门外人员查看，部门文档只有本部门人员才可查看。 |
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技术文档管理 |
技术部门技术文档，按分类保存，设定阅读权限，非权限人员不可阅读。 |
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数据查询 |
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实现DCS、财务数据在OA系统的查询 |
提供报表附件上载功能；报表阅读权限可由用户设定；预留财务报表导入功能，将财务形成的固定格式报表，导入办公自动化系统，形成按科室、项目的分权限查询。 |
综上所述，选择合适的软件供应商等于项目成功了一半——这一点我们在实施时感触颇深。实施过程中遇到了诸多问题，但因为前期准备充分，再加上实施团队通力合作，最终圆满完成了预定工作。通过OA的实施，不仅为鲁宏培养了信息化的人才，更使鲁宏的管理水平得到大幅的提升。成功在于总结，我们在感受OA系统带来的便利时，也在认真总结鲁宏OA成功导入的方法和经验：
首先，在软件的界面和形象上要和公司宣传标识保持一致，界面的设计在借鉴了软件原有设计的基础上，按照我公司现有的工作模式，进行了客户定制。
其次，软件中工作流的实现。在软件使用要求下，我们对现有的工作流程进行了重组、再造。虽然因为牵涉各部门工作权限的重新分配，给工作造成了一定的难度，但也为我们下一步信息化的实施打下了坚实的基础。
同任何管理类软件的成功实施一样，正是有了公司领导的大力推进，才保证了项目的如期进行。在项目实施过程中，公司总经理亲自挂帅。在IT咨询项目中，公司领导团队全部人员参加培训。在流程优化项目中，总经理担任优化小组组长，亲自主持流程优化会议，从而很好地克服了可能产生的各种阻力，极大地推进了项目的实施与进展。
鲁宏水泥作为传统企业，信息技术人才特别匮乏。人才的匮乏，制约了公司信息化实施的速度和效果。正是基于这一点，我们在内部人力资源不足的情况下，充分利用外脑进行规划，同时加强自身人员的培训。为适应新型工作方式，由公司领导带头，补充相关专业知识。公司党委书记虽年近半百，仍认真研究学习，，仅用了三个月时间，就从一个“电脑盲”变成了精通软件运行的内行，并可独自进行日常办公。正是由于OA的顺利运用，才提高了管理人员的工作能力。
而今，OA软件已经正常运行一年多了，公司的OA用户达到300多人。总结OA实施经验，结合公司这几年信息化建设历程，我们发现信息化不仅是提供一个工具，更重要的是为我们提供了一种管理思想。经过外出考察学习，我们深切的体会到在信息化道路上，最重要的是切合企业本身的实际情况，量体裁衣，从自身出发，在整体规划好的基础上，逐步进行。成功运用办公自动化系统后，目前公司在进行ERP整体的规划和实施，并将逐步实施SCM、CRM、KM、DSS等系统，全面“打造信息化鲁宏”。
正如学习型组织理论所说：只要找到了路，就不怕路远。信息化建设也是如此，如今我们积累了一定的信息化建设经验，又有了系统的IT应用战略规划，相信随着公司规模的扩大，公司的信息化建设也将稳步推进，“打造信息化鲁宏”的远景指日可待。
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