神州数码协作管理系统由系统首页、日常办公、行政办公、公共信息、工作管理、文档管理、系统管理等模块组成。系统以神州数码流程管理工具DigiFlow为流程和系统权限等内容的管理平台。
一、系统首页
● 新闻、公告、图片新闻等信息的发布。
● 快速进入个人邮件、个人通讯录和其他应用模块。
● 发布每日天气预报。
● 可自定义在线调查题目，进行企业内部在线调查。
● 通讯录、联系电话、文档等系统内容的快速搜索。
● 个人需要处理的审批待办事宜。
● 可以将即时通信的在线感知功能集成在首页中，即时掌握其他登陆系统的在线用户。
二、个人办公
● 提供企业级个人邮件，个人通讯录和个人日历功能。
● 可按定义的时间段填写的工作汇报，分为工作计划和工作总结；可直接通过系统将工作汇报提交给主管领导审批。也可以通过图表方式显示工作的完成情况。
● 用户可在系统中提交请假、出差、加班等申请，并经过领导审批；用户可以通过系统进行考勤登记，管理员可以将考勤记录汇总导出为Web页面或Excel表格。
三、行政办公
● 管理企业行政资源和行政事务，如办公用品管理、会议室管理、车辆管理、名片申请等。
● 对于公共资源的使用，可以进行费用的管理，将使用资源的费用计入使用人的部门，实现企业对费用的控制。例如申请任何一件办公用品都会将费用计入部门的办公用品费用中，还可以进行个人费用额度的控制。
四、公共信息
● 可设定不同栏目，发布内部新闻、图片新闻、领导讲话等内容。
● 发布过程需要进行审批流程，通过审批的信息才能发布到首页栏目中。
● 提供网上论坛、在线调查等栏目，丰富企业文化建设工具。
五、工作管理
● 包括收发文管理、借款报销、合同管理等功能。
● 收发文管理中的审批流程可以通过流程管理工具进行定义和调整。流程可以实现：单一签核、会签、流程追踪、状态检查、管理员干预、撤销申请、撤销审批、驳回选关、加签、启动新流程、条件转向、签核记录、催办、过期处理等。
● 用户可以使用Word文档编写公文，并支持多种公文模板，可直接进行打印。
● 系统支持电子签名、手写批注、电子印章、痕迹保留等功能，并可以进行更高的安全控制，如支持禁止拷贝、下载、修改等安全设置。
● 公文管理中可将各种文档格式的文件作为公文附件，在系统中流转，如Word / Excel / PDF 等格式的文档。
● 电子化流程方式实现财务借款与报销审批流程。
● 根据申请人填写的借款或报销内容及单据，以及金额的不同，自动选择不同的审批流程，或自动判断是否进行加签。
● 生成相关报销或借款的查询报表。
● 在此功能基础上，采用“神州数码财务报销电子化解决方案”，更增加了多种财务报销系统的管理功能，如对预算的管理、与财务系统集成直接完成财务凭证、与银行系统集成实现电子支付功能等。
六、文档管理
● 可以实现对用户各类文档的分类管理，如规章制度、文档模板、工作文件、技术资料、市场信息等文档。
● 用户自定义的文档管理结构，采用无限制级别的树型目录文档结构。
● 可以对文档进行阅读权限控制。
● 用户可以对阅读的文档进行点评、推荐。
● 根据文档的阅读次数、点评次数等，依据用户自定义的积分管理机制，可对文档的受欢迎程度进行文档积分排序。
● 用户可以通过全文检索或条件检索，快速找到所需文档。
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