——工作流管理系统简介
神州数码管理系统公司 Easyflow 研发部 刘一良
前言
如果数据库系统（database systems）像受人尊敬的智者讲述的条理清晰的故事，那么工作流（workflow）就像一群乳臭未干的小子在大谈各自的“哲理”。之所以这样讲，是因为工作流系统（workflow management systems）还处于技术发展曲线（technology hype curve）上的初级阶段。在这个领域我们将面临一个激动人心的阶段。为了描述这一点，可以和关系数据库系统（RDBMS）做一个对比。当在软件开发团队中谈论RDBMS时，大部分人会有一个清晰的概念，在你和他们交流的时候，人们会通过轻微的点头表示认可或理解你所说的。可当使用工作流术语讨论工作流时，他们会摇头表示不同意，因为每个人对工作流术语都有不同的理解。
在本文中，首先解释什么是工作流管理系统，然后介绍它使用的目标领域及使用的收益。
什么是工作流管理系统（WFMS）
工作流系统是以规格化的流程描述作为输入的软件组件，它维护流程的运行状态，并在人和应用之间分派活动。
目标领域（Target usage）
使用工作流管理系统的目的之一是作为企业应用系统集成（EAI）的平台。在当前大部分企业级IT架构中，各种各样的异构（heterogeneous）应用和数据库运行在企业内网中。在这些系统被应用到组织时，都有一个清晰的目标。例如，客户管理、文档管理、供应链、订单、支付、资源计划等等。我们称这些系统为专门应用（dedicated applications）。每一个专门应用都包含它们所支持业务流程的领域知识。这些专门应用中的自动化流程，被拼装到企业中更大的非自动化流程中。每当一个这样的专门应用安装并投入使用，都会带来涉及其他多个应用的新功能需求。企业应用系统集成（EAI）就是通过使用多个专门应用满足软件新需求的方法。有时，这只需要在两个应用之间提供数据通讯的通道。专门应用将很多业务流程硬编码在软件中。可以这么说，在你购买专门应用时，你是购买了一组固定的自动化业务流程。而工作流管理系统是不必事先知道问题域的相关信息的。工作流系统将业务流程描述作为输入并管理流程实例的执行，这使得它比专门应用更灵活（当然你也要花精力编写业务流程的规格化描述）。这就是为什么说工作流系统和专门系统是相互补充的。工作流系统可以用来管理全局的业务流程。如果专门应用支持你所需要的业务流程，那么使用专门应用。在此讨论的工作流系统的第一种使用方式就是：结合所有的专门应用，使用工作流系统构建一个EAI平台。
工作流系统能够发挥很大价值的第二个使用方式是：协助涉及多人相关任务工作流软件的开发。为了达到这个目的，大部分工作流系统都有一个方便的机制，来生成执行任务的表单。对于专注于ISO或者CMM认证的组织，采用这种方式使用工作流系统能够显著提高生产率。不用将过程用文字的形式写在纸上，工作流系统使你通过流程定义建模实现过程的自动化（如使用基于Web的应用）。
工作流系统的第三种使用方式是：将工作流引擎嵌入到其他应用中。在前面我们谈到，专门应用将指定问题域相关的业务流程固化在软件中。开发专门应用的公司也可以将工作流引擎嵌入到他们的软件中。在这里，工作流引擎只是作为一个软件组件，对于应用的最终用户是不可见的。将工作流引擎嵌入到应用中的主要原因是为了重用（不重复发明轮子）和应用软件的可维护性。
使用后的收益
对于引入工作流的组织，能够在软件开发和业务两个层次受益。
方便开发
工作流管理系统能够简化企业级软件开发甚至维护。
? 降低开发风险：通过使用状态和动作这样的术语，业务分析师和开发人员使用同一种语言交谈，这样开发人员就不必将用户需求转化成软件设计了。
? 实现的集中统一：业务流程经常变化，使用工作流系统的最大好处是业务流程的实现代码，不再是散落在各种各样的系统中。
? 加快应用开发：你的软件不用再关注流程的参与者，开发起来更快，代码更容易维护。
业务流程管理(BPM)
在自动化业务流程之前，分析并将它们规格化是一件艰苦但会有很好回报的工作：
? 提高效率：许多流程在自动化过程中会去除一些不必要的步骤
? 较好的流程控制：通过标准的工作方法和跟踪审计，提高了业务流程的管理
? 改进客户服务：因为流程的一致性，提高了对客户响应的可预见性
? 灵活：跨越流程的软件控制，使流程可以按照业务的需要重新设计。
? 业务流程改进：对流程的关注，使它们趋向于流畅和简单
工作流系统使得新业务流程很容易部署，业务流程相关的软件可以一种迭代的方式开发，因此使用工作流系统使开发更有效，风险更低。
|
